Zo werk ik ook. Leuk dit topic. Dit was voor mij een struggle, maar in 3,4 jaar tijd heb ik dit goed onder de knie gekregen denk ik.Tiberius schreef:Zo zit ik ook in elkaar. Ik heb er een hekel aan als ik weet dat er nog belangrijke taken liggen te wachten om dan te soggen of te woggen.HersteldHervormd schreef:Ik begrijp echt niet wat je daaraan hebt? Of geeft dat een beter gevoel als dat je het gewoon gelijk doet, of in ieder geval inpland?Mara schreef:Ik ben van nature een vooruitschuiver.
Doe ik zo meteen wel, komt morgen wel, ik heb nog een paar uur tijd.
Bij alle (binnenkomende) taken pas ik de matrix van Covey toepas: urgent en/of belangrijk.
Ik gebruik de app Microsoft To Do om taken op die manier te ordenen.
Verder gebruik ik de pomodoro-techniek, als ik met een intensieve taak (of alleen computerwerk) bezig ben.
Bij een managementtraining heb ik mijn hele agenda tegen het licht van de Covey-matrix gehouden. De 4e categorie heb ik zoveel mogelijk geblokkeerd: Facebook van mijn telefoon gehaald, telefoon zo onaantrekkelijk mogelijk maken (dus alleen functioneel), Refoforum alleen in de vakantie en op zaterdag.
Tijdens die training heb ik ook geleerd niet zomaar gelijk de problemen van een ander op te lossen, maar te zeggen: 'ik wil er naar kijken, maar dat wordt vanmiddag 14:00 uur'. Wanneer mijn werkgever zegt: 'ik heb het nu nodig' onderhandel ik met 'welke taak kan ik dan schrappen' of 'dan had je hier gisteren mee moeten komen, want ik heb ook andere taken die nu afmoeten'. Na een paar keer nemen de incidenten van anderen af.
Mijn manager heeft mij de 5-minuten regel geleerd. Soms zoek ik iets, bijvoorbeeld een document. Maximaal 5 minuten zoeken, anders iemand vragen die het weet te vinden. Ik dit scheelt tijd.
Verder heb ik geleerd bij die managementtraining om de tijd die vrij komt door categorie 3 en 4 te schrappen, te besteden aan iets wat ik wél waardevol vind, waarbij ik concrete doelen stel. Dus als ik vrienden of familie belangrijk vind, inplannen dat ik ze eens per maand wil zien (wonen ver weg) en eens per week app. Zo voorkom ik dat ik al die tijd toch weer met mijn telefoon op de bank zit.
Verder werk ik volgens het principe van belangrijkheid: God, huwelijk, gezin, kerk, werk, overig. Als er in het winterseizoen drie afspraken op één dag komen, bepalen we aan de hand van deze volgorde wat we gaan doen. Dit helpt mij met kiezen. Verder heb ik geleerd trouw te blijven aan mijn keuze. Vroeger kon ik eindeloos wikken en wegen of ik toch niet naar die verjaardag moest gaan, ook al hadden mijn wederhelft en ik elkaar weinig gezien die week. Nu zet ik aan het begin van de week een kruis in mijn agenda voor 'ons-tijd' en geef dan richting een uitnodiging aan dat er al iets in mijn agenda staat en dat ik graag een andere keer kom. Die afspraak met mijzelf en gezinsleden is minstens zo belangrijk.
Mijn Outlook start ik met 'Outlook vandaag' en niet bij mijn mailbox, want dat leidt af en geeft een vol hoofd. De geïntegreerde To Do-lijst staat ook in 'Outlook vandaag' waardoor Ik direct start met mijn taken. Dit scheelt mij een half uur opstarttijd. Ik werk met focustijd van Outlook waarbij mails en teamsberichten gedurende die tijd niet binnenkomen. In die tijd ben ik niet beschikbaar via de telefoon. Ook werk ik met een leeg-inboxsysteem. Dat laatste is één van de beste keuzes die ik ooit gemaakt heb als het gaat om prikkelarm werken.
Door de jaren heen heb ik geleerd minder dingen te beloven en vaker nee te zeggen. Hoewel dat niet altijd gewaardeerd wordt,. heb ik meer rust in mijn hoofd en in mijn agenda. Ik ben zelf baas over mijn agenda, niet de meute met hun verwachtingen. De verplichtingen zijn hierdoor ingewisseld voor dingen die wij als gezin belangrijk vinden. Op deze manier lukt het mij om veel uren efficiënt te werken en toch ook tijd voor ontspanning, gezin en familie te hebben. En natuurlijk voor mooie boeken
.
